Servicevoorwaarden

Introductie


Deze Servicevoorwaarden regelen de relatie tussen Vitrola Hotel B.V. in dit document aangeduid als “Vitrola”, “wij”, “ons” of “het hotel” en gasten of bezoekers aangeduid als “jij”, “u” of “de gast” die reserveringen maken, gebruikmaken van onze diensten of onze website bezoeken.

Door een reservering te maken of bij Vitrola te verblijven, bevestig je dat je deze voorwaarden hebt gelezen, begrepen en ermee akkoord gaat. Als je namens andere gasten boekt, ben je ervoor verantwoordelijk dat zij ook op de hoogte zijn van deze voorwaarden en zich eraan houden.

Deze Voorwaarden worden beheerst door het recht van Nederland. Eventuele geschillen die voortvloeien uit deze Voorwaarden vallen onder de bevoegdheid van de bevoegde Nederlandse rechtbanken.

Definities


Boeking: Een bevestigde reservering voor één of meer kamers bij Vitrola, ongeacht of deze rechtstreeks, telefonisch, per e-mail of via een platform van derden is gemaakt.

Gast: Iedere persoon die bij Vitrola verblijft op basis van een bevestigde boeking.

Verblijf: De periode van check-in tot check-out zoals vermeld in de bevestigde boeking.

Aanvullende diensten: Optionele ervaringen en diensten die door Vitrola naast accommodatie worden aangeboden, waaronder maar niet beperkt tot tours, wijnproeverijen en vervoersregelingen.

Platform van derden: Een externe boekingsdienst zoals Booking.com of Expedia waarmee reserveringen kunnen worden gemaakt.

Boekingsbeleid

Reserveringen kunnen worden gemaakt via onze website, per e-mail naar info@vitrola.org, telefonisch of via geautoriseerde boekingsplatforms van derden.

Een boeking is pas bevestigd wanneer je een schriftelijke bevestiging van Vitrola ontvangt. Deze bevestiging bevat je aankomst- en vertrekdata, kamertype, totaalprijs en eventuele relevante voorwaarden die specifiek zijn voor je boeking.

Wij behouden ons het recht voor om naar eigen inzicht een boeking te weigeren. In dat geval wordt elke ontvangen betaling volledig terugbetaald.

Als je via een platform van derden boekt, zijn de boekingsvoorwaarden van dat platform van toepassing naast deze Voorwaarden. In geval van een conflict tussen hun voorwaarden en die van ons, passen wij waar wettelijk mogelijk de voorwaarden toe die gunstiger zijn voor de gast.

Tarieven en betalingen

Kamerprijzen worden per nacht weergegeven en zijn inclusief dagelijks ontbijt, tenzij anders vermeld. Tarieven kunnen wijzigen, maar de prijs die bij de boeking is bevestigd, wordt gerespecteerd.

Een geldige betaalmethode is vereist om een reservering te garanderen. Afhankelijk van het type boeking kunnen wij op het moment van boeken een gedeeltelijke of volledige aanbetaling in rekening brengen.

Het saldo van eventuele resterende kosten moet op of vóór vertrek worden betaald, tenzij schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt. Wij accepteren de belangrijkste creditcards en betaalpassen, bankoverschrijving en contante betaling in euro’s.

Alle prijzen zijn inclusief Nederlandse btw tegen het toepasselijke tarief. Voor zakelijke verblijven kan een factuur worden aangevraagd.

Check-in en check-out

Check-in: Vanaf 15:00 op de dag van aankomst. Vroege check-in kan mogelijk zijn afhankelijk van beschikbaarheid en moet vooraf worden aangevraagd. Wij kunnen vroege check-in niet garanderen.

Check-out: Uiterlijk om 11:00 op de dag van vertrek. Late check-out kan op aanvraag beschikbaar zijn en kan onderworpen zijn aan een extra vergoeding.

Bij aankomst zijn gasten verplicht een geldig door de overheid uitgegeven identiteitsdocument te tonen. Volgens Nederlands recht zijn hotels verplicht de gegevens van alle gasten die op het terrein verblijven te registreren.

Als je verwacht buiten de openingstijden van de receptie aan te komen 07:00–22:00 op weekdagen; 08:00–21:00 op zondag, neem dan vooraf contact met ons op zodat we toegang tot je kamer kunnen regelen.

Annuleringen en terugbetalingen

Standaard annuleringsbeleid:

Annuleringen die meer dan 72 uur vóór de geplande aankomsttijd worden gedaan, krijgen een volledige terugbetaling van alle betaalde bedragen.

Annuleringen die binnen 72 uur vóór aankomst worden gedaan, zijn onderworpen aan een bedrag dat gelijk is aan één overnachting.

Bij een no-show zonder voorafgaande annulering kan de volledige boekingswaarde in rekening worden gebracht.

Sommige promotietarieven of vroegboekreserveringen kunnen onderworpen zijn aan niet-restitueerbare voorwaarden. Deze worden duidelijk vermeld op het moment van boeken.

Als Vitrola een bevestigde boeking moet annuleren door omstandigheden buiten onze controle, zoals overmacht, aanzienlijke schade aan het pand of een noodsituatie op het gebied van volksgezondheid, zullen wij je zo vroeg mogelijk informeren en naar jouw voorkeur een volledige terugbetaling of een alternatieve datum aanbieden.

Wij raden gasten aan een passende reisverzekering af te sluiten om niet-restitueerbare annuleringskosten te dekken.

Verantwoordelijkheden van gasten

Van gasten wordt verwacht dat zij het hotel, het personeel en andere gasten met hoffelijkheid en respect behandelen. Wij behouden ons het recht voor om elke gast van het terrein te laten vertrekken wanneer het gedrag storend, bedreigend of in strijd met deze Voorwaarden is. In zulke gevallen wordt geen terugbetaling gegeven voor ongebruikte nachten.

Gasten zijn ervoor verantwoordelijk dat het aantal personen dat een kamer bezet niet hoger is dan de vermelde maximale bezetting. Het overschrijden van de bezettingslimiet zonder voorafgaande toestemming kan leiden tot extra kosten of verplaatsing naar een andere kamer.

Gasten mogen hotelfaciliteiten, kamers of terreinen niet gebruiken voor illegale activiteiten van welke aard dan ook.

Hotelregels


Stilte-uren gelden van 23:00 tot 07:00. Gasten worden gevraagd het geluidsniveau tijdens deze uren zo te houden dat anderen niet worden gestoord.

Roken is nergens binnen in het hotel toegestaan. Er is een aangewezen buitenruimte beschikbaar.
Het hotel is niet verantwoordelijk voor waardevolle spullen die in kamers worden achtergelaten. Een veilige opslagmogelijkheid is beschikbaar bij de receptie.

Gasten mogen geen hotelbezittingen, waaronder handdoeken, beddengoed of vaste voorzieningen, van het terrein verwijderen.

Bij een brandalarm moeten alle gasten de evacuatieprocedures volgen zoals aangegeven door het personeel.

Huisdieren


Wij accepteren goed opgevoede honden in Standard Rooms en Twin Rooms. Er geldt een vergoeding van €20 per hond per nacht. Honden mogen niet onbeheerd in kamers worden achtergelaten en moeten in alle gedeelde ruimtes van het hotel aan de lijn worden gehouden. Gasten zijn verantwoordelijk voor eventuele schade veroorzaakt door hun dieren.

Katten en andere huisdieren kunnen momenteel niet worden ondergebracht. Hulphonden zijn welkom in alle kamertypes en zijn vrijgesteld van de huisdierentoeslag.

Schade


Gasten zijn verantwoordelijk voor alle schade aan hotelbezittingen die tijdens hun verblijf wordt veroorzaakt, ongeacht of deze is veroorzaakt door henzelf, leden van hun gezelschap of dieren onder hun zorg. Vitrola behoudt zich het recht voor om de betaalmethode die bij de boeking is gebruikt te belasten voor de redelijke kosten van reparatie of vervanging.

Wij zullen de gast altijd informeren voordat wij kosten voor schade in rekening brengen en documentatie van de schade verstrekken. Als je denkt dat een bedrag ten onrechte in rekening is gebracht, neem dan binnen veertien dagen contact met ons op via info@vitrola.org.

Aanvullende diensten


Ervaringen en aanvullende diensten die door Vitrola worden aangeboden — waaronder de Oesterkwekerij tour, Wijnproeverij, Rondleiding door kaasfabriek en Rondvaart door de grachten — worden aangeboden in samenwerking met lokale externe aanbieders.

Het boeken van deze diensten vormt een afzonderlijke overeenkomst tussen de gast en Vitrola. Specifieke voorwaarden die van toepassing zijn op elke ervaring, inclusief annuleringsvoorwaarden, worden op het moment van boeken meegedeeld.

Vitrola treedt op als tussenpersoon bij het regelen van deze ervaringen en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het handelen van externe aanbieders, hoewel wij redelijke inspanningen zullen leveren om eventuele problemen op te lossen.

Deelname aan bepaalde ervaringen kan onderworpen zijn aan leeftijdsbeperkingen, gezondheidsvereisten of weersomstandigheden. Deze worden vooraf gecommuniceerd.

Aansprakelijkheid


De aansprakelijkheid van Vitrola tegenover gasten is beperkt tot directe verliezen die voortvloeien uit een bewezen tekortkoming van onze kant bij het leveren van de diensten die bij de boeking zijn overeengekomen. Wij zijn niet aansprakelijk voor:

• Verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen, tenzij veroorzaakt door onze directe nalatigheid
• Indirecte verliezen, waaronder gevolgschade of economisch verlies
• Verstoring veroorzaakt door omstandigheden buiten onze redelijke controle, waaronder maar niet beperkt tot extreem weer, infrastructuurstoringen of openbare noodsituaties

Niets in deze Voorwaarden beperkt onze aansprakelijkheid voor persoonlijk letsel of overlijden veroorzaakt door onze nalatigheid, of voor enige andere aansprakelijkheid die volgens Nederlands recht niet kan worden uitgesloten.

Privacy

De verwerking van je persoonsgegevens wordt beschreven in ons Privacybeleid, dat deel uitmaakt van de contractuele relatie tussen jou en Vitrola. Door een boeking te maken, bevestig je dat je het Privacybeleid hebt gelezen en begrijpt hoe je gegevens worden gebruikt.

Toepasselijk recht

Deze Servicevoorwaarden worden uitsluitend beheerst door het recht van Nederland. Eventuele geschillen die niet in der minne kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in het arrondissement Zeeland-West-Brabant.

Gasten die consumenten zijn en in de EU wonen, kunnen ook toegang hebben tot het EU-platform voor onlinegeschillenbeslechting via ec.europa.eu/consumers/odr.

Contactinformatie

Vitrola Hotel
Keizersgracht 84
4331 NX Middelburg
Nederland

E-mail: info@vitrola.org


Telefoon: +31 (0)118 74 22 60