Privacybeleid

Introductie


Vitrola zet zich in om zorgvuldig en transparant om te gaan met persoonlijke informatie. Dit Privacybeleid legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom we ze verzamelen, hoe ze worden gebruikt en welke rechten je hebt met betrekking tot deze gegevens.

Wij werken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die van toepassing is in de hele Europese Unie en de Europese Economische Ruimte, inclusief Nederland. We houden ons ook aan de richtlijnen van de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als nationale toezichthoudende autoriteit.

Lees dit beleid zorgvuldig door. Als je op enig moment vragen hebt, kun je contact met ons opnemen via de gegevens aan het einde van dit document.

Verwerkingsverantwoordelijke


De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonlijke informatie is:

Vitrola Hotel
Keizersgracht 84
4331 NX Middelburg
Nederland

E-mail: info@vitrola.org


Telefoon: +31 (0)118 74 22 60

Persoonsgegevens die we verzamelen

We verzamelen persoonsgegevens op verschillende manieren: rechtstreeks van jou wanneer je een boeking maakt of een aanvraag stuurt, automatisch wanneer je onze website gebruikt, en af en toe via boekingsplatforms van derden.

De categorieën gegevens die we kunnen verzamelen zijn onder andere:

• Identiteitsgegevens: volledige naam, geboortedatum waar vereist voor identiteitsverificatie
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, postadres
• Boekingsgegevens: aankomst- en vertrekdata, kamertype, aantal gasten, speciale verzoeken
• Betalingsgegevens: factuuradres, gedeeltelijke betaalkaartgegevens wij bewaren geen volledige kaartnummers
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, bezochte pagina’s
• Communicatiegegevens: gegevens van e-mail- of telefoongesprekken met ons
• Voorkeursgegevens: dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften, verblijfsvoorkeuren die zijn genoteerd uit eerdere bezoeken

We verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens, religie of politieke opvattingen, behalve in beperkte gevallen waarin je deze expliciet hebt verstrekt — bijvoorbeeld om rekening te houden met een specifieke medische of dieetwens.

Boekingsinformatie

Wanneer je rechtstreeks via onze website, per e-mail of telefonisch een reservering maakt, verzamelen we de informatie die nodig is om die boeking te bevestigen en te beheren. Dit omvat je naam, contactgegevens, aankomstinformatie en betalingsgegevens die nodig zijn om de reservering te garanderen.

Als je boekt via een platform van derden, zoals Booking.com of Expedia, deelt dat platform relevante boekingsgegevens met ons. Hun eigen privacybeleid bepaalt hoe zij je gegevens verwerken voordat ze deze aan ons doorgeven.

Doel van de verwerking

We gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om je kamerreservering te bevestigen en te beheren
• Om met je te communiceren vóór, tijdens en na je verblijf
• Om betalingen te verwerken en bonnen of facturen uit te geven
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder verplichtingen met betrekking tot gastenregistratie volgens Nederlands recht
• Om te reageren op vragen of klachten
• Om onze diensten te verbeteren op basis van geaggregeerde gebruiks- en feedbackgegevens
• Om marketingcommunicatie te sturen wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben om dit te doen, met de mogelijkheid om je op elk moment af te melden

Rechtsgrond onder de AVG

We verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk om een boeking die je hebt gemaakt uit te voeren of om op jouw verzoek stappen te nemen voordat een boekingsovereenkomst wordt gesloten.
• Wettelijke verplichting: Bepaalde gastenregistratie en financiële administratie zijn vereist volgens Nederlands recht.
• Gerechtvaardigde belangen: We kunnen gegevens verwerken wanneer we een gerechtvaardigd zakelijk belang hebben, zoals het verbeteren van onze diensten of het voorkomen van fraude, mits dit geen zwaarder gewicht heeft dan je fundamentele rechten.
• Toestemming: Wanneer we ons baseren op toestemming — bijvoorbeeld voor marketingmails of niet-essentiële cookies — kun je die toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Cookies

Onze website gebruikt cookies — kleine tekstbestanden die op je apparaat worden opgeslagen — om de site correct te laten functioneren en om te begrijpen hoe deze wordt gebruikt.

We gebruiken de volgende soorten cookies:

Noodzakelijke cookies: Essentieel voor het functioneren van de website. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.
Voorkeurscookies: Onthouden je instellingen en keuzes.
Statistische cookies: Verzamelen geanonimiseerde gegevens over hoe bezoekers de site gebruiken, zodat we deze kunnen verbeteren.
Marketingcookies: Worden gebruikt om relevante inhoud te tonen of de effectiviteit van campagnes te volgen.

Je kunt je cookievoorkeuren beheren via de cookie-instellingen op onze website. Het intrekken van toestemming voor niet-essentiële cookies heeft geen invloed op de kernfunctionaliteit van de site.

Diensten van derden


We gebruiken een klein aantal diensten van derden die je gegevens kunnen verwerken:

• Betalingsverwerkers: We gebruiken een PCI-DSS-conforme betalingsprovider om kaarttransacties veilig te verwerken. We bewaren zelf geen volledige betaalkaartgegevens.
• Boekingsplatforms: Als je boekt via Booking.com, Expedia of vergelijkbare platforms, worden hun gegevenspraktijken geregeld door hun eigen privacybeleid.
• E-maildienstverleners: We gebruiken een veilige externe dienst om e-mails te beheren en te verzenden.
• Analytics: We kunnen geanonimiseerde analysetools gebruiken om websiteverkeer te begrijpen. Deze tools identificeren geen personen.

We eisen van alle externe dienstverleners dat zij voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en gegevens alleen verwerken volgens onze instructies.

Betalingsinformatie


Alle betalingen worden verwerkt via een veilige, versleutelde verbinding. We bewaren geen volledige betaalkaartnummers. Gedeeltelijke gegevens, zoals de laatste vier cijfers van een kaart en het factuuradres, kunnen worden bewaard voor fraudepreventie, geschiloplossing en auditdoeleinden.

Contante betalingen die ter plaatse worden gedaan, worden geregistreerd voor boekhoudkundige doeleinden, maar genereren geen digitale betalingsgegevens buiten het transactiebedrag en de datum.

Gegevens delen


We verkopen je persoonsgegevens niet aan derden. We delen gegevens alleen:

• Met dienstverleners die helpen bij het beheren van het hotel en de website, onder strikte verwerkersovereenkomsten
• Wanneer dit wettelijk verplicht is of wordt gevraagd door een bevoegde autoriteit, zoals opsporingsinstanties
• In het kader van een bedrijfsoverdracht, fusie of overname, in welk geval we je vooraf zouden informeren

Gegevensbewaring


We bewaren persoonsgegevens zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, en in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten.

Boekings- en financiële gegevens worden minimaal zeven jaar bewaard volgens de Nederlandse belastingwetgeving.

Marketingvoorkeuren en contactlijsten worden jaarlijks gecontroleerd; inactieve contacten worden verwijderd.

Gegevens die worden verzameld via website-aanvragen die niet tot een boeking leiden, worden na twaalf maanden verwijderd.

Je kunt op elk moment verzoeken om verwijdering van je gegevens, behoudens wettelijke verplichtingen die ons verplichten bepaalde gegevens te bewaren.

Je rechten onder de AVG


Als betrokkene heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: Vraag een kopie aan van de persoonsgegevens die we over jou bewaren.
• Recht op rectificatie: Vraag ons om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Recht op verwijdering: Vraag om verwijdering van je persoonsgegevens wanneer er geen gerechtvaardigde reden is om deze verder te verwerken.
• Recht op beperking: Vraag ons om de verwerking in bepaalde omstandigheden te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Vraag je gegevens op in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: Maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of voor direct marketing.
• Recht om toestemming in te trekken: Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kun je deze op elk moment intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via info@vitrola.org. We reageren binnen één maand. Als je niet tevreden bent met onze reactie, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Internationale gegevensoverdrachten

Onze primaire gegevensverwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer een externe dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Beveiligingsmaatregelen

We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of openbaarmaking. Deze omvatten versleutelde gegevensoverdracht, toegangscontroles, regelmatige personeelstraining en veilige opslag van fysieke documenten.

Geen enkele methode voor elektronische overdracht is volledig zonder risico. We nemen redelijke voorzorgsmaatregelen, maar kunnen absolute veiligheid niet garanderen.

Privacy van kinderen

Onze website en diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan zestien jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als je denkt dat een kind persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en we zullen deze gegevens onmiddellijk verwijderen.

Voor familieboekingen worden de persoonsgegevens van meereizende minderjarigen verstrekt door hun ouder of voogd en behandeld onder dezelfde voorwaarden als gegevens van volwassen gasten.

Updates van dit beleid

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer we dat doen, passen we de datum bovenaan de pagina aan. Belangrijke wijzigingen worden per e-mail meegedeeld aan geregistreerde gebruikers of vaste gasten. We raden aan deze pagina regelmatig te bekijken.

Contactinformatie

Voor vragen, verzoeken of zorgen over dit Privacybeleid of de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan:

Vitrola Hotel
Keizersgracht 84
4331 NX Middelburg
Nederland

E-mail: info@vitrola.org


Telefoon: +31 (0)118 74 22 60